Rekisteriseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10§:n mukainen rekisteriseloste.

Rekisterinpitäjä

Primaari Oy (Y-tunnus: 2783835-6)

Turuntie 4-6 D, 3.krs

13130 Hämeenlinna

Asiakas-, laskutus- ja potilasrekisteristä vastaava henkilö

Marika Mäkelä

puhelin +358 451214721

sähköposti marika.makela@primaari.fi

Rekisterin nimi

Primaari Oy:n asiakas-, potilas- ja laskutusrekisteri

Rekisterin pitämisen peruste

Henkilö on rekisteröitynyt Primaari Oy:n asiakkaaksi tai kuuluu Primaari Oy:n sosiaali- tai terveydenhuollon palveluiden piiriin. Tietoja käytetään hoidon mahdollistamiseksi, asiakkaan laskuttamiseen. Tietoja ei käytetä markkinointitarkoituksiin. Potilastietojen käsittely perustuu lakiin tai potilaan suostumukseen. Potilasrekisteriin tallennettuja tietoja käytetään potilaan hoidossa sekä muihin lain ja suostumusten mukaisiin käyttötarkoituksiin.

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on Primaari Oy:n asiakasrekisterin ylläpitäminen sekä asiakkaiden Kansaneläkelaitoksen suorakorvausten käsittely ja muut laskutukset tilaajilta. Tietoja voidaan käyttää Primaari Oy:n toiminnan kehittämiseen liittyen ja tilastollisiin tarkoituksiin. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa. Potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot, kuten tutkimuksessa ja hoidossa syntyvät terveystiedot sekä esitiedot sekä muut hoidon kannalta välttämättömät tiedot. Mahdolliset tietojen luovutuksia koskevat tiedot ja luovutusten perusteet.

Säännönmukaiset tietolähteet

Potilas, potilaan huoltaja, potilaan laillinen edustaja tai lähiomainen.

Hoitohenkilökunta ja sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöt.

Potilaan suostumuksella tietoja voidaan saada myös toisilta terveydenhuollon toimintayksiköiltä tai ammattihenkilöiltä esimerkiksi kansallisen terveysarkiston (KANTA) kautta

Rekisterin sisältämät tiedot

Asiakasrekisteri sisältää seuraavia tietoja:

Henkilön etu- ja sukunimi

Postiosoite

Puhelinnumero

Ajanvaraushistoria

Sosiaaliturvatunnuksen

Potilas- ja asiakastiedot

Tietojen luovutus

Tietoja ei luovuteta Primaari Oy:n lukuun toimivien, palveluiden tuotantoon, kehittämiseen ja ylläpitoon osallistuvien osapuolten ulkopuolelle lukuun ottamatta terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä pitäviä viranomaisia (laki terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä) sekä palveluiden tilaajille. Potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus. Potilastietoja voidaan luovuttaa: Potilaan tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Nimenomaisen lainsäännöksen nojalla.

Potilastietojen säännönmukainen luovuttaminen/luovutuksensaajaryhmät

Terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ylläpitävälle Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle ja Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimealle tutkimus-, suunnittelu-, tilastointi- ja valvontatehtäviä varten sekä Fimealle huumausaineseurantaa varten.

Muut mahdolliset luovutuksensaajat:

Jatkohoitotilanteessa potilaan suullisella potilasasiakirjoihin merkityllä suostumuksella voidaan luovuttaa tietoja potilaan yksilöimälle toiselle sosiaali- tai terveydenhuollon toimintayksikölle tai sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilölle.

Potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi tai toteuttamiseksi välttämättömiä tietoja voidaan luovuttaa toiselle suomalaiselle tai ulkomaiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle myös ilman potilaan suostumusta, jos potilaalla ei ole mielenterveyshäiriön, kehitysvammaisuuden tai muun vastaavan syyn vuoksi edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä eikä hänellä ole laillista edustajaa, taikka jos suostumusta ei voida saada potilaan tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi.

Kansallinen terveysarkisto (KANTA-arkisto).

Potilaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lainsäännöksen perusteella voidaan luovuttaa tietoja vakuutusyhtiölle.

Potilaan huoltaja, muu laillinen edustaja sekä potilaan lähiomainen, jos potilas on antanut tähän suostumuksensa. Jos alaikäinen potilas ikäänsä ja kehitystasoonsa nähden kykenee päättämään hoidostaan, hänellä on kuitenkin oikeus kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien tietojen antaminen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen.

Lisäksi tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi hoidettavana olevan potilaan lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen voidaan antaa tieto potilaan henkilöstä ja hänen terveydentilastaan, jollei ole syytä olettaa, että potilas kieltäisi näin menettelemästä.

Säilytysaika

Potilas-, laskutus- ja asiakasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen säilytysajoissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa sääntelyä tietojen säilytysajoista.

Rekisterin suojaus

Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta sivullisille. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää Primaari Oy:n sisäisen verkon käyttäjäoikeuksia. Rekisteri sijaitsee Hilkka terveydenhuollon asiakas -ja potilastietojärjestelmässä Fastroi Oy:n salasanasuojatulla palvelimella. Tietojärjestelmien tiedot julkaistaan Valviran ylläpitämässä rekisterissä ja 1.1.2017 alkaen ainoastaan Valviran rekisteriin ilmoitettujen tietojärjestelmien käyttöönotto on sallittua. Fastroi HILKKA™ on luokiteltu sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmäluokkaan A. Valvira ylläpitää ja julkaisee tätä tietojärjestelmärekisteriä omilla verkkosivuillaan.

Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta potilasta hoitavat tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet työntekijöille potilasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät.

Vanhat ja mahdollisesti sähköisen potilastietojärjestelmän ohella syntyvät paperikortistot pidetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa.

Sähköisesti käsiteltäviin tietoihin on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Potilastietojen käyttöä valvotaan lokitietoja seuraamalla.

Laskutuksen (Procountor) osalta rekisteri sijaitsee Finaco Oy:n salasanasuojatulla palvelimella

Rekisteröidyn tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot, mikäli siihen ei ole lainsäädännöllistä estettä. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä ja rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada tiedot maksutta.

Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai potilaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä potilasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen (potilasrekisterin käyttötarkoitus) kannalta, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Primaari Oy:n vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Tiedon korjaamisen ja käsittelyn rajoittamisen toteuttaminen ja organisointi

Korjauspyyntö ja käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö tehdään kirjallisesti ja osoitetaan rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen mukaisesti, sekä toimitetaan lisäksi aina henkilökohtaisesti toimintayksikköön. Potilaan henkilöllisyys varmennetaan luotettavalla tavalla.

Mikäli potilaan vaatimus on oikeutettu, korjauksen ja mahdolliset toimenpiteet käsittelyn rajoittamiseksi tekee henkilö, jolla on potilasrekisteritietojen korjauksen tekoon erityinen oikeus.

Mahdolliset virheelliset merkinnät yliviivataan tai siirretään taustatiedostoon siten, että sekä virheellinen että korjattu merkintä on myöhemmin luettavissa. Korjauksen tekijän nimi, virka-asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste tulee merkitä potilasasiakirjoihin.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.